Tag

ocena pracowników

Dlaczego podwładni nie wykonują odpowiednio powierzonych im zadań?

By | Artykuły, Blog, Menedżer | No Comments

praca ble

Jeśli jesteś właścicielem firmy, dyrektorem, menedżerem z pewnością nie raz zadawałeś sobie to pytanie. Jeśli uważasz, że pytanie to zbyt często pojawia się w Twojej głowie, to polecam dogłębnie przeanalizować  aktualną sytuację w firmie.

Zarządzanie

W pierwszej kolejności zbadaj,  czy Twoim pracownikom pracę nie utrudniają zbyt rozbudowane procedury, bądź inne czynniki , na które nie mają bezpośredniego wpływu.

Czasami problem leży po stronie złego zarządzania. Aby się o tym przekonać, dobrze jest wynająć zewnętrznego konsultanta. Często informacje o złym zarządzaniu wychodzą podczas szkoleń pracowniczych.

Być może Twoi pracownicy uważają, że znają lepsze sposoby wykonywania swoich obowiązków. Poświęć czas, wysłuchaj ich i pozwól im się wykazać.

Delegowanie

Pracownicy nie wiedzą, co mają robić. Zwłaszcza ten problem dotyka nowych osób w firmie.

Powiązane jest to z brakiem zakresu obowiązków oraz źle postawionych celów.

Pracownicy nie wiedzą, po co mają wykonać dane zadanie. Wytłumacz im ile dobrego wnoszą do firmy.

Jeśli pracownicy nie mają dostępu do informacji zwrotnej, to wydaje im się, że przecież właśnie robią to, co powinni. Zadbaj o to robiąc regularne spotkania z zespołem.

Działają według źle ustalonych priorytetów i mają za mało czasu. Jeśli szef ma problem z organizacją własnej pracy, to z pewnością pracownicy nie wezmą za tą część odpowiedzialności.

Psychika

Nie widzą sensu i nie są przekonani, że paca zakończy się sukcesem.

Nie mają motywacji albo mają problemy osobiste. Zbyt trudne albo za łatwe zadania, monotonia prowadzą często do wypalenie zawodowego. Stawiaj swoim pracownikom nowe wyzwania i chwali ich za postępy.

Pracownicy nie wiedzą, jak to robić. Nie mogą albo nie potrafią czegoś zrobić, brak im podstawowych umiejętności. Tą część najlepiej oddać doświadczonym pracownikom, którzy mogą pełnić rolę mentorów w firmie. Jeśli nie masz w pracy takich ludzi, to spróbuj wynająć trenera zewnętrznego.

 

 

Co wychodzi na jaw podczas szkoleń?

By | Artykuły, Firma, Menedżer, Sprzedaż | One Comment

Właśnie siedzę w pociągu IC Chrobry relacja Szczecin – Warszawa, godzina 6:40. Jadę na konferencję sprzedażową do Kazimierza.

Trochę zmęczony po ostatnim weekendowym szkoleniu, ale za to naładowany pozytywną energią.

Za oknem zdecydowanie czuć wiosnę. Tak pięknie rozświetlonego krajobrazu nie widziałem od kilku miesięcy i jest szansa, że ten widok będzie towarzyszył mi do południa.

Z rozsądku wybrałem transport kolejowy zamiast męczącej podróży samochodem. Mam w końcu chwilę dla siebie i mogę przelać myśli na papier. Oczywiście papier w wersji elektronicznej. 🙂

No dobra, przejdźmy do rzeczy.

Chciałem się podzielić swoim spostrzeżeniem po ostatnim szkoleniu.

Szkolenie było sprzedażowe, ale zwróciłem uwagę na pewien problem, który dość często pojawia podczas dyskusji.

Dzieląc się z uczestnikami swoim wieloletnim doświadczeniem zdobytym w pracy w korporacjach  opowiadając jak powinien być zorganizowany dział sprzedaży albo dział marketingu, zapada milczenie. Uczestnicy zrezygnowani odpowiadają, że u nich w firmie takie rzeczy są niemożliwe do zrealizowania.

Po głębszej analizie tematu, wychodzi na jaw szereg kwestii związanych z niewłaściwie prowadzonym biznesem. Problem ten dotyczy zarówno małych jak i tych dużych firm. Zazwyczaj są to firmy polskie, które moim zdaniem są nadal w ogonie jeśli chodzi o kulturę zarządzania.

Oto kilka kluczowych uchybień, które wyszły na jaw podczas wspomnianych dyskusji. Chcę podkreślić, że niczego nie wyrokuje, a jedynie wystawiam wstępną diagnozę. Takie uwagi wymagałyby szerszego spojrzenia i przeprowadzania głębszej analizy na spotkaniu  z kadrą kierowniczą.

Swoje uwagi podzieliłem na kategorie:

Strategia firmy.

“Dobre zarządzanie biznesem to zarządzanie jego przyszłością, a zarządzanie przyszłością to zarządzanie informacją.”
Marion Harper

  • Pracownicy nie wiedzą jaki jest bieżący cel działalności firmy, nie wspominając o celach długofalowych. To tak jakby wysłać kogoś do lasu i nie powiedzieć mu, że ma nazbierać szyszek.
  • Brak zakresów odpowiedzialności. Jeśli jest jakieś zadanie, to powinno się określić, kto za co odpowiada i do kiedy ma to zrealizować. Jeśli tego nie ma i nikt za nic nie odpowiada to nie dziwota, że nic nie wychodzi.
  • Brak regularnych spotkań działowych, na których omawiana są bieżące sprawy związane z realizacją strategii. Na takie spotkania powinni być zapraszani reprezentanci rożnych działów, by mogli wyrazić swoje opinie i przedstawić nowe pomysły.
  • Brak tzw. KPI (kluczowych wskaźników sukcesu). Bez tego nie wiadomo co robić i co kontrolować. Każdy menedżer powinien przy wyznaczaniu celów określić sposób oceny wyników. Brak takich wskaźników jest poważnym zaniedbaniem po stronie dyrekcji.

Kadra.

„Umiejętność postępowania z ludźmi jest takim samym towarem handlowym jak cukier czy kawa. I zapłacę za tę umiejętność więcej niż za jakąkolwiek inną pod słońcem.”
John D. Rockefeller

  • Brak okresowych ocen pracowniczych. Takie cykliczne spotkanie oceniające jest świetną okazją by poznać mocne i słabe strony personelu. Z jednej strony aby wykorzystać potencjał drzemiący w ludziach, a z drugiej, by wiedzieć, co w nich rozwijać. Od dawno wiadomo, że w obecnych czasach, to właśnie pracownik stanowi najważniejsze ogniwo w firmie.
  • Kadra zarządzająca zatrudniona po znajomościach. Nie rozumiem jak w dzisiejszych, trudnych czasach dopuszcza się do takich sytuacji. Przecież to ewidentnie wpływa negatywnie na motywację pracowników.
  • Brak możliwości ocenienia pracy menedżerów, choćby za pomocą ankiet anonimowych. Ale mała uwaga, takie ankiety nie mają żadnego sensu w przypadku awansów „po znajomości”.

 Szkolenia.

“Każdy, kto przestaje się uczyć jest stary, bez względu na to, czy ma 20 czy 80 lat. Kto kontynuuje naukę pozostaje młody. Najwspanialszą rzeczą w życiu jest utrzymywanie swojego umysłu młodym.”
Henry Ford

Mam wrażenie, że szkolenia są robione tylko po to, bo jest taka moda, albo trafiła się okazja by wykorzystać pieniądze unijne. Jeśli chodzi o te drugie, to odbywają się one bez głębszej analizy potrzeb i często oderwane są od rzeczywistości. Ja na szczęście w swoich treningach nie trzymam się z góry określonego tematu i potrafię zmodyfikować program tak, aby zadowolić większość dopasowując treść do potrzeb.

Poza tym cykl szkoleń powinno się rozpocząć od kadry zarządzającej, której celem jest wspieranie w późniejszym okresie pracowników we wdrażaniu nowych umiejętności.

Dzisiejszy polski menedżer, tak wynika z opinii uczestników moich szkoleń, nie poświęca czasu na naukę, bo uważa, że skoro awansował na dane stanowisko, to dlatego, że posiada odpowiednie kompetencje. Osobiście znam kilku menedżerów, którzy tacy nie są. Muszę jednak stwierdzić z całym przekonaniem, że są to wyjątki.

To tylko kilka gorących kwestii, którymi chciałem się dziś podzielić. Oczywiście jest tego znacznie więcej i obiecuję, że wrócę jeszcze do tematu. Z tego miejsca gorąco zachęcam do komentowania i dzielenia się swoim doświadczeniem.

Karać czy nagradzać

By | Artykuły | No Comments

Będąc menedżerem stajemy przed dużym wyzwaniem. Karać czy nagradzać? Jaki system motywacji wybrać? Jak się okazuje, biblijne “Za dobre wynagradza, a za złe karze” ma swoje zastosowanie w biznesie.

Nauczycielka w 2 klasie podstawówki pyta ile to jest 7+5. Zgłasza się nieśmiało mały chłopiec, pani go wskazuje i prosi o odpowiedź. Odpowiada, że 12 i zostaje pochwalony przez nauczycielkę. Następnie nauczycielka pyta klasę ile to jest 8+3, tym razem chłopiec już nie czekając na nic wyrywa się i krzyczy 11. Wiesz dlaczego tak się dzieje?

Zacznijmy od tego, jakie konsekwencje niesie ze sobą nagradzanie. Jeśli pracownika nagrodzimy, z pewnością wzrośnie jego motywacja do robienia tego, za co został nagrodzony. Nagradzamy po to, aby pewnych zachowań było więcej i działa to bardzo skutecznie. Nagradzanie często jednak wyczerpuje w pewnym stopniu nasze zasoby: ciągłe pochwały, bez premii mogą działać krótko.

Często jednak jest to mała cena za korzyści, jakie daje nagradzanie. Nagradzanie poprawia również samopoczucie pracownika, jego pewność siebie, także relacje względem przełożonego ulegną poprawie. Same plusy. Mimo tego, nasz narodowy charakter nie sprzyja pochwałom i nagrodom – wielu menedżerów musi się przełamać, aby zacząć nagradzać. Zwłaszcza za małe przejawy pożądanego zachowania. Trzeba tylko uważać, aby pochwały nie spowszedniały zbytnio, bo wtedy stracą swoją moc.

Kary. Dla niektórych, pewnie brzmi to ciekawie. Daje poczucie władzy. MUSISZ mnie słuchać, MUSISZ robić to co rozkażę, inaczej spotka Cię kara. Osobom tak myślącym gratulujemy podejścia do pracownika. Kary mają dwie zasadnicze wady: osłabiają relacje i powodują spadek pewności siebie i nastroju pracownika. Nadużywane potrafią zniszczyć. Ale są konieczne – na niektórych podziała tylko bat. Wyrwie ich z lenistwa, zmotywuje, przywróci do firmowego życia.

Największym grzechem menedżera jest nie reagować na jakieś zachowanie, które właśnie wymaga oceny i odpowiedniej reakcji. Jeśli coś zasługuje na karę, np. oszustwo, nie wahajmy się, inaczej zapłacimy za to wysoką cenę w przyszłości. Jeśli jest szansa na pochwalenie kogoś, nagrodzenie – korzystajmy ile się da. To działa i to lepiej niż się wydaje.

Najlepszym wyjściem jest stosowanie i kar i nagród. Nagrody dla 10-20% najlepszych – i to duże, takie aby wszyscy inni patrzyli na te osoby z podziwem, dążyli mocno do tego, aby znaleźć się w gronie najlepszych. Kary dla 10-20% najgorszych – dla tych, na których nie działa motywacja pozytywna i bez kar nie wyrabialiby nawet minimum. Jeśli wyskoczą dzięki temu z tej grupy, możemy być z siebie dumni. Jeśli cały czas w niej tkwią – lepiej dla nich i dla firmy, jeśli znajdą sobie inne zajęcie.

Do tego dochodzą codzienne sytuacje – to, co uważamy za zgodne z kulturą organizacyjną choć są to małe kroczki, nagradzajmy, natomiast karzmy tylko duże odstępstwa. W ten sposób zachowamy zbawienny dla pracownika dysonans – jeśli zrobi coś, co nie jest zgodne z filozofią firmy przez przypadek, nie powinien ponosić surowej kary, natomiast jeśli sprawdza na ile może sobie pozwolić, kara postawi go do pionu i znów będzie dobrym pracownikiem.

Pamiętajmy też o tym, że kary i nagrody mają wychowywać naszych pracowników i nie wyrzucajmy z pracy dobrego pracownika, któremu raz powinęła się noga, albo troszkę zboczył z toru. Zdecydowanie lepiej jest jeśli przesadzimy z nagradzaniem niż z karami, choć zadufany w sobie i zbyt pewny siebie pracownik nie jest niczym dobrym. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie dozowanie kar i nagród.

Spójrz na system motywacyjny w Twojej firmie. Czy jest rozbudowany i można zauważyć dużą różnicę pomiędzy zarobkami i traktowaniem najlepszych i najgorszych pracowników? Jeśli wszyscy są traktowani tak samo, może warto zwrócić uwagę lub samemu coś zmienić – dobry system motywacyjny to podstawa każdej dobrze prosperującej firmy.

Autor: Michał Ksiądzyna
Artykuł opublikowany za zgodą autora, twórcy bloga Topmenedżer.pl

Jakie problemy miewają ludzie pracujący w działach HR?

By | Trener | No Comments

Na co najczęściej narzekają pracownicy działów HR?

Co sprawia im największą trudność?

Czego chcieli by się nauczyć?

ZMIANY

Zmienia się świat, zmieniają się ludzie, zmienia się rynek pracy, zmieniają się oczekiwania, zarówno nasze jak i współpracowników.

Umiejętność radzenia sobie w sytuacji zmian wymaga od nas zmiany nastawienia, innego spojrzenia, a przede wszystkim chęci. Każdy z nas wie jak ciężko jest pokonać opór stawiany przez pracowników w procesie zmian. A jak myślimy o sobie?

Większość ludzi pracujących na stanowiskach w działach HR, powinni być w szczególności otwarci na wszelkie zmiany. Umiejętność ta jest niestety dla części niełatwa i właśnie ten aspekt sprawia im największą trudność.

LUDZIE

Wiemy jak ogrom pracy trzeba włożyć, aby zatrudnić odpowiednią osobę na dane stanowisko.

A co się dzieje, kiedy ktoś odchodzi. Pół biedy jeśli był to pracownik średnio wydajny. Ale Jeżeli odchodzi ktoś, kto był dla firmy bardzo wartościowy, mamy wrażenie, że całą prace wykonaliśmy na marne.

W ostatnich czasach pojawiło się główne wyzwanie dla tego zawodu. Jest nią „walka” o dobrego nowego pracownika. Ale także „walka” z innymi headhunterami przed podkupywaniem stałych, wartościowych pracowników.

Jak sobie z tym poradzić?

Posłużę się pewnym cytatem:

„Znalezienie i zatrzymanie najlepszych pracowników jest najbardziej wartościową zdolnością. Dałbym wszystko, co mam, wszystkie moje pieniądze, aby tylko mieć tę umiejętność.”

– John D. Rockefeller.

DYSTANS

Trudne okazuje się wyczucie- zwłaszcza w trudnych sytuacjach – równowagi pomiędzy nastawieniem na zadania, a nastawieniem na ludzi. Takie zjawisko nazywamy zarządzaniem sytuacyjnym.

Uczestniczy się w pewnych procesach wspierając pracę menedżerów. Pracuje się z ludźmi, których z czasem poznaje się bliżej, może się okazać, że kogoś bardziej polubimy, a czasem przychodzi zmierzyć się z trudnym zadaniem w stosunku do danej osoby.

Na przykład trzeba wyciągnąć konsekwencje dyscyplinarne, dokonanie oceny kompetencji podczas sesji feedbacku 360 stopni itp.

Taki dystans przychodzi z czasem i jest możliwy, natomiast początkującym HRowcom może sprawiać to spore problemy.

Czasem pojawia się konieczność bycia pośrednikiem/mediatorem w konflikcie pomiędzy pracownikiem, a menedżerem.

NADMIAR PRACY

Częstym zjawiskiem, który może się pojawić nagle jest:  pilna rekrutacja, dodatkowe spotkania dla pracowników, nawał pracy związany z płacami na koniec miesiąca. Sytuacje owe wywołują ogromny stres, a niekontrolowane mogą przekształcić się w depresję. Jeżeli nie zapanujemy nad tym, to prędzej czy później stwierdzimy, że jesteśmy wypaleni zawodowo. Nie muszę chyba tłumaczyć, jak zareagują wtedy nasi przełożeni.

WIEDZA

W dzisiejszych czasach najcenniejszym czynnikiem, który decyduje o naszej wartości jest wiedza.

W przypadku pracy w dziale HR bardzo cenna jest wiedza z zakresu psychologii, a w szczególności psychologii motywacji i stosunków międzyludzkich.

Dodatkowo należy posiąść wiedzę z zakresu psychometrii i statystyki. To twarda wiedza wcale nie taka powszechna, a bardzo praktyczna i przydatna w tej pracy. Dobrze jest dodatkowo posiadać wiedzę z zakresu zarządzania, ekonomii, finansów, prawa pracy

Bez tej wiedzy niej raczej trudno będzie osiągnąć jakiś większy sukces w tym zawodzie.

Oczywiście nie są to wszystkie problemy, i  jeżeli chciałbyś coś dodać, albo podzielić swoim doświadczeniem, to zapraszam do dyskusji.

Artur Rak

Modele kompetencji. Moda czy wymóg biznesowy?

By | Artykuły | No Comments

Autorem artykułu jest Magda Nowak

Jeszcze dekadę temu, oceniając kandydatów i pracowników, zwracano uwagę na doświadczenie i wiedzę. By być skutecznym, niezbędne są umiejętności praktycznego i elastycznego stosowania wiedzy oraz motywacja do ich ujawnienia – czyli KOMPETENCJE.

Na kompetencję składają się za­równo wiedza, jak i umiejętno­ści oraz profil osobowościowy i temperamentalny . Warunkiem niezbędnym i koniecz­nym diagnozy kompetencji jest możli­wość ich obserwacji podczas realizacji codziennych obowiązków. Nie możemy wnioskować o poziomie kompetencji, je­śli ich nie widać w zachowaniach.
Firmy – liderzy zarządzania zasobami ludzkimi – postawiły na systemy oparte właśnie na kompetencjach. Model kom­petencji jest wtedy podstawą wszyst­kich systemów i gwarantem ich spójno­ści. Praktyka rynkowa pokazuje, że mene­dżerowie najczęściej wykorzystują mode­le kompetencji do oceny okresowej pod­władnych oraz w kolejnym etapie na po­trzeby planowania ich rozwoju zawodo­wego. Również w przypadku prowadze­nia rekrutacji do swoich zespołów sięga­ją do profilu kompetencji konkretnego stanowiska.
Jednocześnie wraz ze wzrostem świa­domości kompetencji w organizacji, po­szerza się wachlarz możliwości ich prak­tycznego stosowania, np. do kształtowa­nia kultury firmy w oparciu o kluczowe kompetencje wynikające z wyznawanych wartości czy też z wyzwań rynkowych.

Nierzadko zdarza się, że terminy te stoso­wane są zamiennie a przecież oznaczają zupełnie co innego. Model kompetencji to struktura dla całej organizacji. W klasycz­nym modelu kompetencji znajdą się:

kompetencje kluczowe, czyli odnoszą­ce się do wszystkich jej pracowników, wynikające z misji firmy, jej kultury i wartości,
kompetencje hierarchiczne (czasami nazywane menedżerskimi), charakte­ryzujące wymagania poszczególnych szczebli zarządzania,
kompetencje funkcyjne, czyli odzwier­ciedlające specyfikę wszystkich obsza­rów funkcjonalnych (np. produkcja, sprzedaż, marketing, IT, logistyka, itd.)

Na podstawie modelu kompetencji two­rzone są profile kompetencyjne dla sta­nowisk lub też grup stanowisk. W profilu określone jest, które kompetencje z mo­delu odnoszą się do danego stanowiska, a także na którym poziomie spełnienia.
Niektóre organizacje wykorzystują uproszczoną formę i tworzą profile kom­petencyjne dla wszystkich stanowisk dy­rektorskich, kierowniczych, specjalistycz­nych i wreszcie dla stanowisk wsparcia. Ich mankamentem bywa zbytnia gene­ralizacja.
W podejściu opartym na CAREER MAPTM, autorskim narzędziu firmy To­wers Perrin, zestawy kompetencji opraco­wywane są odrębnie dla drabinek karie-ry, a także dla poszczególnych szczebli.
Ten syntetyczny sposób zyskuje na po­pularności na rynku polskim, łączy w so­bie bowiem prostotę formy z bogactwem treści, a przy tym łatwo integruje kwestie związane z wartościowaniem stanowisk, siatkami płac, systemami premiowymi, a także ścieżkami kariery i rozwoju zawo­dowego.

Odniesienie do teraźniejszości czy wy­bieganie w przyszłość to jedna z waż­niejszych decyzji podczas budowy mo­delu kompetencji. Z jednej strony opisy­wać możemy stan faktyczny kompeten­cji pracowników w organizacji wraz z ich mocnymi stronami ale jednocześnie rów­nież z ich ograniczeniami.
Przykłady
Wśród kadry zarządzającej brakuje umie­jętności strategicznego myślenia bizneso­wego, tak więc przy odnoszeniu się do sta­nu obecnego pominiemy tę ważną kompe­tencję w modelu kompetencji. Tym samym menedżerowie mogą pozostawać w nie­świadomości, że jest to kompetencja pożą­dana, nie będzie ona oceniana, ani też roz­wijana w sposób systemowy.
Właśnie z tego względu warto zadać so­bie pytanie, jakie cele i wyzwania stawia­ne są przed organizacją i jej poszczegól­nymi obszarami w perspektywie kilku naj­bliższych lat, a następnie włączenie ich do modelu kompetencji.
Firma produkcyjna nawiązała współ­pracę z nowym klientem, który szczegól­ną wagę przywiązuje do systematyczne­go wprowadzania usprawnień w procesie produkcyjnym. W modelu powinna zna­leźć się kompetencje takie jak: Inicjatywa i proaktywność – poszukiwanie nowych rozwiązań i zaangażowanie w proces ich wdrażania, wprowadzanie usprawnień i innowacji, gotowość do podejmowania wyzwań; Elastyczność – umiejętność ak­tywnego dostosowywania się do zmienia­jącej się sytuacji (priorytetów i kierunków działania); Otwartość na zmiany – goto­wość do uczenia się i wprowadzania no­wych metod i sposobów działania.
W czasie spowolnienia gospodarczego wszelkie inicjatywy ograniczania kosztów są na wagę złota. Model kompetencji powinien więc zostać zaktualizowany o kompetencję.

Świadomość kosztowa, w której znajdą się takie pożądane zachowania jak: Oszczęd­nie „gospodaruje” środkami niezbędnymi do realizacji zadań oraz wspólnym mieniem; Przewiduje i komunikuje potencjalne skutki kosztowe podejmowanych działań; Moni-toruje rynek w celu pozyskania optymal-nych zasobów lub usług; Wprowadza rozwią-zania i promuje postawy sprzyjające ograni­czeniu kosztów wśród pracowników firmy.
Budowanie modelu kompetencji to trudna i co tu kryć – żmudna praca anality-czna, stąd pojawiają się pokusy wykorzy­stania gotowych bibliotek kompetencjialbo czerpania z doświadczeń innych firm. „Lepszy rydz niż nic”, ale tylko modelszyty na miarę w pełni odpowiadać będzie potrzebom pracowników. Po stworzeniu oryginalnego modelu moż-na zapoznać się z zestawem kompeten-cji z biblioteki, by zweryfikować, czy żadna z ważnych kwestii nie została pominięta. Nawet wcześniejsza lektura może spowo­dować, że menedżerowie sugerować się będą gotowymi rozwiązaniami, zamiast wnikliwie przeanalizować kompetencje specyficzne dla własnej firmy.

Najbardziej efektywne modele kompe­tencji to takie, które zostały wypracowane w trakcie warsztatów z kadrą menedżer­ską oraz przedstawicielami reprezenta­tywnych grup pracowników. Istnieją na­rzędzia i techniki, które sprowokują kadrę menedżerską do podzielenia się swoimi doświadczeniami, a także przemyśleniami na temat firmy, jej kultury i wartości, pro­filu idealnego menedżera a także specyfi­ki reprezentowanego przez siebie działu.

Dla zidentyfikowania kompetencji kluczo­wych, wspólnych dla wszystkich pracow­ników organizacji, warto zadać pytanie, co stanowi przewagą konkurencyjną firmy, co odróżnia ją od innych firm danej branży. Te unikalne elementy powinny znaleźć się w modelu kompetencji, bo dzięki nim pra­cownicy „kupią” model i traktować go będą jako własny. Jeśli w organizacji w komunikacji funkcjonuje żargon lub specyficzne słownictwo, powinny one znaleźć swoje odzwierciedlenie w opisach zachowań.
Kolejny etap to opisanie kryteriów, dzięki którym odróżnimy efektywnego menedżera od tego, który sobie nie radzi. Na hasło „skuteczny menedżer” każdemu z nas pojawi się przed oczami mentor, którego spotkaliśmy na swojej zawodowej drodze i którego chcemy naśladować. Postaraj się opisać jego styl zarządzania,sposób osiągania celów, rozwiązywania problemów i współpracy z innymi. Zasta­nów się, w jaki sposób zbudował autorytet, którym się cieszy wśród swoich pracowni­ków. Otrzymasz w ten sposób gotowe sfor­mułowania, które umieścić można w mo­delu kompetencji.
I odwrotnie, możemy przywołać w pa­mięci przykład wyjątkowo nieskuteczne­go menedżera – prawdopodobnie już nie pracuje z nami. W czym tkwi przyczyna je­go niepowodzeń? Odpowiedz na to pyta­nie i opisz pozytywne przejawy kompe­tencji, których temu konkretnemu mene­dżerowi zabrakło.
Pomocna będzie również analiza za­dań w danym obszarze. Nikt lepiej niż menedżerowie nie odpowie na pytania dotyczące specyfiki pracy, najważniej­szych i najtrudniejszych zadań realizowa­nych codziennie. Działając zgodnie z po­niżej przedstawionym schematem, łatwo wyodrębnisz kompetencje funkcyjne.

Do stworzenia efektywnego modelu posłużyć może również metoda zwana analizą incydentów krytycznych, które to określenie odnosi się do sytuacji nietypo­wych, trudnych ale jednocześnie ważnych z punktu widzenia realizacji kluczowych celów danego obszaru funkcjonalnego. Metoda ta pozwoli Ci określić ekstremal­ne wymagania stanowiska lub grupy sta­nowisk.
Przykłady:
W firmie produkcyjnej taka sytuacja to na­gła utrata pracowników – cała zmiana emi­gruje do pracy zagranicą.
W Dziale IT incydentem krytycznym będzie zalanie serwerowni – nie ma zapasowego centrum danych, nie działa żaden serwer.
Trener/Szkoleniowiec spotkać się może z sy­tuacją, kiedy na spotkaniu z dużym audy­torium nie działa projektor multimedialny i nie ma możliwości wyświetlenia prezenta­cji oraz instrukcji do ćwiczeń.
Zadaj sobie pytanie, jakie umiejętno­ści, cechy charakteru, jaki sposób pra­cy pomocne będą w rozwiązaniu tego rodzaju problemów.

Jakich błędów możesz uniknąć w proce­sie tworzenia modelu kompetencji i defi­niowania profili kompetencyjnych?

• Nie ograniczaj opisu kompetencji do definicji – poszczególne poziomy kom­petencji powinny posiadać własne de­finicje, z których jasno wynikać będzie czym różnią się one od siebie; każdy po­ziom powinien być opisany poprzez ze­staw zachowań, po których poznasz, że pracownik posiada daną kompetencję;
• Zachowania powinieneś łatwo zaob­serwować w codziennej pracy zawo­dowej – zachowania w rodzaju: „wie”, „rozumie”, „zna”, „ma świadomość” za­stąp przez takie jak: „prezentuje”, „two­rzy”, „przekazuje” czy „stosuje”;
• W opisach unikaj przymiotników – pod-legają one interpretacji, a więc istnieje realne ryzyko, że trzech różnych mene­dżerów rozumieć będzie dane zacho­wanie na trzy sposoby;
• Nie stosuj wyszukanego słownictwa, prostota określeń pozwoli unikać nie­porozumień przy ocenie okresowej;
• Tworząc profil kompetencyjny dla pod-ległych sobie stanowisk nie opiszesz całej rzeczywistości zawodowej. Skon­centruj się na najważniejszych kompe-tencjach – maksymalna liczba kom­petencji podlegająca ocenie w przy-padku pojedynczego pracownika to 10, optymalna 7-8;
• Nie twórz wymagań, których nie spełni żaden z Twoich pracowników. Pomyśl o rzeczywistych zadaniach z codziennej pracy i zastanów się, jakie umiejętności warunkują ich skuteczne wykonanie;
• Częstym błędem jest przywiązanie auto­rów modelu do użytych w nim definicji i sformułowań. Zrób pilotaż – poproś kil­ka osób, które wcześniej nie miały do czy­nienia z modelami kompetencji o lektu­rę i podzielenie się swoimi uwagami: czy wszystko jest na pewno zrozumiałe?
• Nie zakładaj, że model raz stworzony jest na wieki. Po pierwszej ocenie kom­petencji zbierz uwagi swoich podwład­nych i zastanów się, czy nie będzie ko­nieczna modyfikacja modelu – dopre­cyzowanie wątpliwych określeń lub też usunięcie niektórych sformułowań.

Stworzenie modelu kompetencji wymaga sporego zaangażowania, warto więc wyko­rzystać go w maksymalnym możliwym za­kresie. Triumfalne ogłoszenie modelu, czy też opracowanie narzędzi na jego podsta­wie (np. arkuszy oceny kompetencji) nie gwarantuje, że stanie się on powszechnie znany i stosowany.

BUDOWANIE MODELI KOMPETENCYJNYCH

Na czasie

Dekoniunktura i groźba kryzysu prowokuje do redukcji etatów, a z tymi nieuchronnie wiąże się utra­ta kompetencji ważnych z punktu widzenia organizacji. Jednym z pierwszych zadań menedżera staje się więc inwentaryzacja kompetencji podległych pracowników (często tych dotychczas nie­wykorzystywanych) i opisanie tych, które są niezbędne do uzyskania ciągłości pracy działu. W tym zadaniu pomocny będzie kompleksowy model kompetencji.
W obecnych czasach wartością jest szybkość i elastyczność działania – menedżerowie w oparciu o analizę modelu kompetencji zyskują wiedzę niezbędną do szybkiego formowania zespołów zadaniowych i powierzania pracownikom ról adekwatnych do ich poziomu kompetencji.

Od menedżerów w głównej mierze zależy, jakie będzie wykorzystanie mode­lu w praktyce. Każdy może z jednej strony samodzielnie budować swoją ścieżkę kariery, a z drugiej rozwijać kompetencje swoich podwładnych.
Sprawdź w jaki sposób możesz to uczy­nić.
Model kompetencji zapewnia niezwykle istotną efektywną komunikację. Dzięki jednolitemu językowi definiowania wy­magań, wszyscy pracownicy mają poczu­cie sprawiedliwego traktowania i równych szans. Tego aspektu motywacyjnego nie sposób przecenić.
Nie ulega też wątpliwości, że odpo­wiednio sformułowany model kompe­tencji wspiera pro-kliencką kulturę orga­nizacyjną poprzez promowanie nie tylko wyników, ale przede wszystkim właści­wych zachowań, norm i postaw wobec klienta zarówno zewnętrznego, jak i we­wnętrznego.
Spójny system oceny kompetencji i ich doskonalenia buduje kulturę orga­nizacji zorientowanej na ciągły rozwój. Identyfikowane są kompetencje deficy­towe, skutkiem czego pozyskiwani są i utrzymywani pracownicy o pożądanych kluczowych kompetencjach, a jednocze­śnie wypełniane są luki kompetencyjne poprzez właściwie dobrane metody do­skonalenia. Model kompetencji umoż­liwia również zarządzanie wiedzą, m.in. poprzez rozwój kompetencji związanych z transferem wiedzy.
W zależności od tego, które kompe­tencje znajdą się w modelu i które zosta­ną zdefiniowane jako kluczowe, organi­zacja ma szansę zidentyfikować i nagra­dzać pracowników o pożądanych kom­petencjach.
Sfera kompetencyjna traktowana zwy­kle jako „miękka” wspiera realizację twar­dych, mierzalnych celów strategicznych.

Aneta Kopera

więcej artykułów do pobrania bezpłatnie ze strony:

http://businesscoachingmag.pl/download

artykuł pochodzi z magazynu Business Coaching,udostępniony za zgodą redakcji

Artykuł pochodzi z serwisu www.Artelis.pl